Įmonės informacijos valdymas (ECM)

angl. Enterprise content management - ECM

Įmonės informacijos valdymas (ECM) yra technologijos, kurios naudojamos tam kad rinkti, laikyti, saugoti ir pateikti informaciją, dokumentus ir duomenis susijusius su organizaciniais procesais. Įmonės informacijos valdymo įrankiai ir strategijos įgalina valdyti organizacijos nestruktūrizuotą informaciją, kur tik ta informacija bebūtų.

Įmonės informacijos valdymo sistemų teikiama nauda:

• Popierių tvarkymo sumažėjimas

• Į klaidą linkusių rankinių procesų ruošiant dokumentus sumažėjimas

• Laikomų popierinių dokumentų sumažėjimas

• Prarastų dokumentų sumažėjimas

• Įvairialypės informacijos saugojimas

• Greitesnis priėjimas prie informacijos

• Tiesioginis priėjimas prie informacijos, kuri anksčiau buvo prieinama tik popieriuje

• Geresnė dokumentų ir su dokumentais susijusių procesų kontrolė

• Supaprastinti laiką eikvojantys verslo procesai

• Saugumo kontrolė, kuri nustato kas gali naudoti ir modifikuoti dokumentą

• Teikia patikimą ir tikslų įrašų auditą

Įmonės informacijos valdymo sistemos komponentai

• Rinkti – tai kategorija kuri apima funkcijas ir komponentus tam kad sugeneruoti, rinkti, paruošti ir apdoroti analoginę ir elektroninę informaciją.

• Valdyti – tai komponentai skirti tvarkyti, apdoroti ir naudoti informaciją.

• Laikyti – tai komponentai, kurie naudojami laikinam saugojimui informacijos, kurios nereikia archyvuoti.

• Išsaugoti – tai komponentai skirti ilgalaikiam statinės, nesikeičiančios informacijos saugojimui.

• Pateikti – tai komponentai skirti pateikimui informacijos, kuri buvo surinkta, valdoma, laikoma ar išsaugota.

Penkios tradicinės taikomosios programos, kurias dažniausiai apima Įmonės informacijos valdymo sistema:

• Dokumentų valdymas

• Bendradarbiavimo valdymas

• Žiniatinklio (Web) turinio valdymas ir žiniatinklio portalai

• Įrašų valdymas

• Verslo procesų ir darbų sekų (workflows) valdymas

Dokumentų valdymas

Tai sistemos, kurios kontroliuoja dokumentus nuo jų sukūrimo iki ilgalaikio saugojimo. Dokumentų valdymas apima šias funkcijas:

• Saugomos informacijos Registravimas / Išregistravimas tam kad užtikrinti nuoseklumą

• Versijavimo kontrolė

• Informacijos paieška

• Struktūrizuotas informacijos atvaizdavimas

Bendradarbiavimo valdymas

Bendradarbiavimas paprasčiausiai reiškia “dirbti kartu”. Bendradarbiavimo valdymas apima šias funkcijas:

• Bendrai naudojamos informacijos duomenų bazės

• Bendras, vienalaikis, kontroliuojamas informacijos apdorojimas

• Administravimas komponentų tokių kaip susitikimų planavimas, projektų valdymas ir t.t.

• Komunikavimo taikomosios programos tokios kaip video konferencijos

Žiniatinklio turinio valdymas

Žiniatinklio turinio valdymas apima šias funkcijas:

• Sukūrimas naujos ar redagavimas egzistuojančios informacijos naudojant kontroliuojamą generavimo ir publikavimo procesą

• Pristatymas ir administravimas informacijos, kuri yra atvaizduojama žiniatinklyje

• Saugus atskyrimas priėjimo prie viešos ir ne-viešos informacijos

Įrašų valdymas

Įrašų valdymas apima šias funkcijas:

• Įrašų išlaikymo tvarkaraščių ir ištrynimo tvarkaraščių valdymas

• Informacijos indeksavimas

• Informacijos saugojimas

• Metaduomenų panaudojimas saugomos informacijos identifikavimui ir aprašymui

   

Verslo procesų ir darbų sekų valdymas

Darbų sekų valdymas apima šias funkcijas:

• Procesų vizualizavimas

• Rinkimas, administravimas, vizualizavimas ir pateikimas sugrupuotos informacijos su susijusiais dokumentais ar duomenimis

• Apjungimas dokumentų ir duomenis apdorojamų įrankių

• Lygiagretus ir nuoseklus procedūrų apdorojimas

• Priminimai, atlikimo terminai, delegavimas ir kitos administravimo funkcijos

• Eigos būsenos kontrolė ir dokumentavimas

• Įrankiai skirti procesų suprojektavimui ir atvaizdavimui

Verslo procesų valdymo funkcijos:

• Pilnas darbų sekų funkcionalumas

• Procesų ir duomenų monitoringas / kontrolė serverio lygyje

• Įmonės taikomųjų programų integracija, tam kad sujungti skirtingas taikomąsias programas

• Veiklos duomenų analizė su informacijos “sandėlių” integravimu ir paslaugų programomis, kurios padeda vartotojui dirbant